مدیریت زمان و اولویت بندی وظایف با ماتریس آیزنهاور

ماتریس از چهار یخش تشکیل شده است که هر کدام دسته متفاوتی از وظایف را نشان می دهند:

• بخش اول : فوری و مهم – در این بخش وظایف و کارهایی وجود دارد که نیاز به توجه فوری داشته و در صورت عدم تکمیل سریع عواقب قابل توجهی دارند. آنها اغلب شامل بحران‌ها، ضرب‌الاجل‌ها یا مشکلاتی هستند که باید به سرعت به آنها رسیدگی شود. وظایف و کارهایی که در این بخش قرار دارند باید فورا انجام شود.
• بخش دوم : فوری نیست ولی مهم است – وظایف این بخش، شامل وظایفی است که برای اهداف بلند مدت، توسعه شخصی ، پیشگیری، شناخت فرصت های جدید و برنامه ریزی استراتژیک و غیره مهم هستند اما نیازی به اقدام فوری ندارند. برای وظایف و کارهایی که در این بخش قرار دارند باید برنامه ریزی کرد و روی آنها متمرکز شد تا از فوریت شدن آنها جلوگیری بعمل آید.
• بخش سوم: فوری اما مهم نیست – این بخش شامل وظایفی است که نیاز به توجه فوری دارند اما کمک قابل توجهی به اهداف بلندمدت نمی کنند. آنها اغلب شامل تماس های تلفنی، نامه ها، پاسخ به برخی از ایمیل ها، جلسات یا کارهایی هستند که توسط دیگران به شما محول شده است. در صورت امکان وظایف این بخش را به دیگران محول کنید یا زمان صرف شده برای آنها را به حداقل برسانید.
• بخش چهارم: نه فوری و نه مهم – وظایف این بخش نه فوری است و نه مهم. آنها اغلب شامل کارهای کم ارزش و غیر ضروری مانند پاسخ دادن به برخی از ایمیل ها و تماس های تلفنی و رسانه های اجتماعی و غیر ضروری هستند که زمان را تلف می کنند. چیزهایی که زمان زیادی را از شما می گیرند و در واقع آنقدرها برای شما سودی ندارند باید حذف و یا محدود شوند.